17. Účetní doklady, zápisy, knihy a jejich přezkušování

V praxi se vyskytují ještě tyto náležitosti: razítko firmy na účetním dokladu; předkontace/účtovací předpis = čísla účtů a stran, na které částku z dokladu zaúčtujeme

Vyhotovování úč. dokladů

• Vyhotovovat bez zbytečného odkladu. Daňový doklad nejpozději do 15. dne od uskutečnění zdaň. plnění

• Údaje musí být zapsány způsobem, který zaručuje trvalost zápisu, musí být čitelné.

• Úč. doklady spojené s určitou hospodářskou činností různých pracovišť vyhotovují zpravidla jejich pracovníci, u malých firem sám podnikatel, případně jím pověřený pracovník

• Doklady vyhotovuje např. účetní, pokladník (VPD, PPD), mzdová účetní (ZVL), fakturantka (FAV), skladník (PRI, PRE, VYD)

Opravy v úč. dokladech

Nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. Lze provádět dvěma způsoby:

1. Bezdokladový způsob

   1. vyznačení opravy přímo na původní doklad

   2. chybný údaj se slabě přeškrtne, aby i nadále zůstal čitelný, nelze přepsat ani přelepit → nad původní údaj se uvede údaj správný → k opravovanému zápisu napsat datum o provedení opravy s podpisem odpovědného pracovníka

   3. nelze použít v případě, kdy chybný údaj má vztah k okolí podniku a data již opustila účetní jednotku (např. vystavené faktury).

2. Dokladový způsob

   1. k původnímu dokladu vystavíme nový opravný doklad

   2. na původním i na opravném dokladu je nutné uvést vzájemné odkazy, tzn. na opravném dokladu vyznačit číslo opravovaného dokladu a naopak

   3. složitější, nezvyklé opravy doplnit vysvětlujícím komentářem s uvedením důvodu chyby

Účetní zápisy

Charakteristika

Účetní zápisy zachycují účetní případy do účetních knih.

Účetní případ je hospodářská operace doložená účetním dokladem (např. příjem zboží – PRI)

Zápisy musí být srozumitelné, přehledné a napsány způsobem zaručujícím trvanlivost.

Zápisy musí být zaúčtovány v úč. období tak, aby zabránily neoprávněným změnám (např. volné řádky proškrtnout).

Účetní zápisy provádíme do účetních knih, existují 2 nejdůležitější knihy – Deník a Hlavní účetní kniha

Druhy

1. jednoduché a složené

   1. jednoduchý zápis vyjadřuje souvztažnost pouze jedné dvojice účtů (účtujeme na 2 účty)

   2. složený zápis vyjadřuje souvztažnost mezi větším počtem účtů, ovšem při zachování principu podvojnosti účtů (účtujeme úč. případ na více než 2 účty)

2. časové a soustavné

   1. časové – tak, jak postupně vznikaly úč. případy (deník)

   2. věcné – zápisy na účtech (hlavní kniha)

Přezkušování zápisů

Úč. zápisy lze přezkušovat z hlediska:

1. formálního – předvaha

   1. provádí se proto, aby se zjistilo, zda byla dodržena podvojnost zápisů (stejná peněžní částka zapsána jednomu účtu na MD a druhému na D)

   2. kontrolním prvkem účetnictví je tabulková předvaha – PZ, obraty MD a D, KZ. Pokud se objeví nerovnost součtů, musí se zjistit příčina chyby a odstranit ji.

   3. předvahou nelze zjistit: nesprávně zvolené účty, chybu v případě účtování nesprávné částky na obou účtech, zda ÚJ nezaúčtovala všechny úč. případy v období