ŘLZ 6(B)

6. B) Firemní dokumentace, osobní spis zaměstnance

Je výhodné řešit rutinní úkoly pomocí závazných postupů – norem, směrnic, instrukcí, pokynů,...

Výhody zavedení firemní dokumentace:

• Šetří čas manažerů

• Sjednocení formulářů

• Osvobozuje řídící pracovníky od přijímání opakujících se rozhodnutí – kdo a v jakém rozsahu

• Zabezpečuje sjednocený postup řešení – jak

• Je vizitkou systému řízení každé organizace

• Představuje know-how – významný duchovní majetek

Rozsah závisí na:

• Charakteru řízené činnosti

• Kvalifikační úrovní pracovníků

• Zavedeném stylu řízení

Příčiny nedodržování postupu:

• Pracovníci nebyli informováni

• Pracovníci jsou nedisciplinovaní – sankce

• Pracovníci se neřídí podklady záměrně – nevyhovují jim – revize dokumentace

Členění dokumentace - výrobně technická dokumentace- normativní základna řešení podniku:

1. Technické normy (technologické postupy parametry)

2. Technicko - hospodářské normy (spotřeby času, výkonové normy)

3. Standardní normativy (nedokončená výroba)

Členění dokumentace - Organizačně řídící

1. statutární dokumenty (statut, stanovy)

2. Řády (pracovní, provozní, podpisový, organizační)

3. Směrnice (například: průběh obchodního případu )

4. Pokyny, instrukce (upravují určitý postup)

5. metodiky (výklad tématiky)

Personální agenda a dokumentace:

nezbytně nutná personální agenda souvisí s evidencí zaměstnanců, přijímacím a propouštěcím řízením, personální statistikou a dokumentací. Má-li ji firma v pořádku, ulehčuje to její chod a manažerům umožňuje věnovat se více “živé“ práci s lidmi. Navíc se nevystavuje možným postihům ze strany orgánů vnější kontroly. Personální činnosti prováděné u právnických i fyzických osob zaměstnavající zaměstnance v pracovním poměru vyžadují přesně stanovena pravidla a vy užívání typizovaných formulářů. Týká se to oblasti:

• Vzniku pracovního poměru (spolupráce s úřadem práce, dotazník, pracovní smlouva jmenování)

• změny pracovních podmínek (pracovního zařazení, místa výkonu práce)

• Odměňování zaměstnanců

• Spolupráce s úřady práce

• Skončení pracovního poměru (dohodou, výpovědí, uplynutím doby, odvolání,….)

• Vedlejší činnost (DPP, DPČ)

Základní právní normou ve které jsou upraveny pracovněprávní vztahy je zákoník práce a nařízení vlády.

Obsah personální evidence:

1. Osobní údaje:

• Žádost uchazeče o zaměstnání

• Zápočtový list od předcházejícího zaměstnavatele

• Osobní dotazník

• Doklady o dalším vzdělání

• Foto kopie dokladu o dosaženém vzdělání

• Životopis

  1. Smlouvy:

• Pracovní smlouva a její dodatky, změny

• Dohoda o hmotné odpovědnosti

• Dohoda o pracovní činnosti

  1. Příjmy a požitky:

• Evidence záloh

• Smlouva o mzdě V případě, že není sjednána v pracovní smlouvě

• Evidence jiných pojištění

  1. Pracovní doba: