Monitorování e-mailů zaměstnanců, ochrana soukromí a osobních údajů zaměstnanců

Pro případnou odpověď na otázku, jak by se zaměstnanec mohl nebo měl bránit proti monitorování obsahu elektronické pošty, eventuálně i ostatní pošty, lze uvést, že zaměstnanec by nejprve měl upozornit zaměstnavatele, aby takto nečinil a takové zpracování zlikvidoval, a pokud by mu zaměstnavatel nevyhověl, má právo v případě, že dochází ke zpracování osobních údajů, využít možností, které mu dává § 21 zákona o ochraně osobních údajů a v této věci se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů. Kromě toho své právo na ochranu soukromí a své osobnostní právo má možnost chránit i prostřednictvím soudní žaloby, což bude praktické zejména v případech, kdy by na straně zaměstnavatele nedocházelo ke zpracování osobních údajů, jak to bylo popsáno výše.

V souvislosti s používáním elektronické pošty zaměstnancem, je nutno vzít v úvahu, že elektronická adresa může být osobním údajem. Úřad je toho názoru, že pokud e-mailová adresa obsahuje osobní údaje, jméno a příjmení zaměstnance, je tedy sama osobním údajem. Zaměstnavatel má nepochybně právo pro naplňování své činnosti stanovit jednomu každému zaměstnanci formu a způsob komunikace s jinými subjekty, zejména když jsou zaměstnanci vzhledem ke své pracovní náplni pověřeni vykonávat činnosti zaměstnavatele, při nichž je třeba komunikovat i elektronickou formou. V tomto případě jistě nelze zaměstnavateli upřít právo takové e-mailové adresy v potřebném rozsahu zpřístupnit a zveřejnit, stejně jako je tomu v případě jiných způsobů komunikace. Jiná věc bude, když se zaměstnavatel (firma, úřad apod.) rozhodne zveřejnit e-mailové adresy všech zaměstnanců, tedy i těch, kteří vzhledem ke své pracovní náplni navenek za takový subjekt (zaměstnavatele) nevystupují. V tomto případě zaměstnavatel (instituce) může e-mailovou adresu svého zaměstnance zveřejnit jen s jeho vědomím (souhlasem), pokud z hlediska formálně právního lze takový souhlas považovat za udělený nějakým prokazatelným způsobem, čímž zaměstnavatel vyhoví ustanovení § 5 odst. 5 zákona o ochraně osobních údajů.

S ohledem na výše uvedené lze při používání elektronické komunikace doporučit následující zásady:

a) Zaměstnanec má právo na soukromí na pracovišti. Na tomto právu nic nemění skutečnost, že zaměstnanec používá komunikační či jiná zařízení zaměstnavatele. Lokalita a vlastnictví elektronického zařízení nemůže vyloučit právo na důvěrnost komunikací a korespondence stanovené v Ústavě a v dalších právních předpisech.

b) Všeobecná zásada důvěrnosti korespondence zahrnuje komunikaci na pracovišti. Tato komunikace zahrnuje elektronickou poštu (e-mail) a k ní připojené soubory.

c) Respektování soukromí také zahrnuje určitou míru práva vytvářet a rozvíjet vztahy mezi jedinci. Toto právo je, mimo jiné, nutno vzít v úvahu při posouzení oprávnění zaměstnavatele použít metody sledování zaměstnanců.