9. Ekonomický informační systém

Hlavní kniha

DO hlavní knihy se zapisují účetní případy syntetických účtů. Zápisy jsou uspořádány věcně.

Údaje, které je možné z hlavní knihy vyčíst:

• Zůstatek k počátku období

• Obraty strany MD a D

• Konečné zůstatky

Počátek období může být pojmenován jako otevření účetních knih. Ty se otevírají nejčastěji k datu svého vzniku nebo k právnímu dni účetního období. Počáteční stav účtů musí korespondovat s konečným stavem účtů období předchozího.

Opravy účetních dokladů

Opravovat účetní zápisy lze účetními a neúčetními způsoby.

Účetní způsoby opravy účetních zápisů

• Doplňkovým zápisem, a to v případě účetní chyby, při které byla zapsána na správný účet a na správnou stranu nižší peněžní částka, než měla být účtována. V tomto případě se doúčtuje opravným doplňkovým zápisem příslušný rozdíl.

• Částečným stornem, a to v případě účetní chyby, při které byla zapsána na správný účet a stranu vyšší peněžní částka, než měla být účtována. V tomto případě se vypočtený rozdíl zapíše na stejných účtech a stranách ale se znaménkem mínus.

• Úplným stornem, a to v případě byl-li účetní zápis proveden na nesprávných účtech nebo na nesprávných stranách. Stornem se ruší původní chybný zápis. Používá se záporná částka, jde o tzv. mínusový zápis. Storno umožňuje zapsat zrušený zápis znovu.

Neúčetní způsoby opravy účetních způsobů

• Slabým škrtnutím chybného údaje a dopsáním správné částky. K původnímu zápisu je nezbytné připsat datum opravy a jméno osoby, která tuto opravu provedla. Tento způsob ztratil s nástupem výpočetní techniky své praktické využití. Používá se pouze v souvislosti s papírovými doklady.

V případě, že doklad chybí, vystaví se nový účetní doklad.

Oběh účetních dokladů

Postup oběhu dokladů lze rozdělit takto:

1. Přezkoušení správnosti

• Přezkušováním rozumíme kontrolu účetního dokladu z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky.

• Věcná stránka se týká prověření správnosti údajů na účetním dokladu a přípustnosti účetního případu, které se doklad týká (například kontrola, zda faktura za nákup zboží odpovídá skutečně dodanému množství, druhu a jakosti, zda byly účtovány smluvené ceny). Součástí přezkoušení je i početní kontrola, která má ověřit správnost výpočtů, které jsou v účetním dokladu provedeny.

• Formální stránka se zaměřuje na ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu.

2. Příprava k zaúčtování

• Třídění dokladů

• Označování dokladů (přidělení čísla)

• Evidence (zápis do pomocných účetních knih)

• Určení účtovacího předpisu (stanovení účtů a jejich stran)

3. Zaúčtování dokladů

• účetní zápisy v účetních knihách, poznámka o zaúčtování – datum a podpis