Dokumentace

2. Dokumentace

Právní úprava účetní dokumentace a její význam:

• Zákon o účetnictví vymezuje vedení účetnictví jako soustavu účetních záznamů

• Účetnictvím se rozumí zaznamenávání dat o stavu a pohybu majetku a závazků, vlastního kapitálu, o nákladech, o výnosech a výsledku hospodaření

• Účetní záznam zahrnuje prakticky veškeré písemnosti, počínaje účetním dokladem a konče výroční zprávou

• Jednotlivé účetní záznamy musí na sebe navazovat

Účetní písemnosti:

• mezi účetní písemnosti patří zejména: účetní doklady, účetní knihy, účetní závěrky i výroční zprávy, vnitropodnikové směrnice, jiné účetní písemnosti

Členění účetních dokladů:

1. Členění účetních dokladů podle druhu

1. Faktury vystavené (FAV)

   • vystaví se v případě prodeje našich výrobků či služeb

   • vzniká tím pohledávka za odběratelem a výnos

2. Faktury přijaté (FAP)

   • firma dostává od svého dodavatele a znamená to závazek

3. Příjmové pokladní doklady (PPD)

   • používají se u plateb za hotové

4. Výdajové podkladní doklady (VPD)

   • účtují se na výdaje v hotovosti

5. Bankovní výpisy (VBÚ)

   • informují účetní jednotku o pohybu peněz na Bankovních účtu

6. Vnitřní účetní doklady (VÚD)

   • slouží pro zaúčtování hospodářských operací v podniku (např. výdejky, příjemky, výplatní listiny)

1. Členění účetních dokladů podle počtu dokumentovaných účetních případů

1. Jednotlivé - dokumentují jednu hospodářskou operaci

2. Sběrné - shrnují několik hospodářských operací

1. Členění účetních dokladů podle místa vzniku

1. Vnější (externí) - mají vztah k účetním případům v okolí podniku (faktura přijatá, vystavená, výpis bankovního účtu)

2. Vnitřní (interní) - účetní případy, které se uskutečnili pouze uvnitř podniku (příjemka, výdejka, zúčtovací a výplatní listina)

Náležitosti účetního dokladu

• Účetní doklad je záznam o hospodářských jevech v podniku, který musí obsahovat určité náležitosti:

1. Název účetního dokladu

2. Popis účetního dokladu

3. Popis účastníka (jméno, příjmení, název firmy)

4. Peněžní částka (za jednotku a za celkové množství)

5. Okamžik vyhotovení (datum a čas)

6. Okamžik uskutečnění účetního případu

7. Podpisový záznam osoby zodpovědné za účetní záznam

Oběh účetních dokladů a postup při jejich zpracování

• proces od vzniku dokladů do skartování (zničení) dokladů

1. Přezkoušení správnosti:

1. Formální - jestli má všechny náležitosti jaké mají doklady mít

2. Věcná - kontrola správnosti údajů na dokladu

1. Příprava k zaúčtování:

1. Třídění

2. Očíslování (např. 05/2015)

3. Účtovací předpis

1. Zaúčtování

2. Úschova (archivace)

   • ze zákona o účetnictví vyplívá 5letá úschova

   • ze zákona o DPH vyplívá 10letá doba úschovy daň. dokladů

   • mzdová agenda se uchovává 30 a více let

5) Skartace

Účetní zápisy v účetních knihách