17AB-Kongresová a incentivní turistika+Wellness jako životní styl ve vztahu k CR

Dámský program

- Je pro manželky a přítelkyně účastníků (pokud se jednání účastní hlavně muži).

- Jedná se především o výlety, exkurze, kávová odpoledne, módní přehlídky, nákupy, atd.

- Zvláštní služby jsou určeny dětem účastníků.

Role CK a CA v Kongresové turistice

- Velice podstatná role

- CK, CA se mohou širokou měrou podílet na kongresové turistice (na všech produktech), s velikostí akce se zvyšuje i role CK a CA (je nezastupitelná)

- CK a CA specializované na kongresovou turistiku dělíme:

- Odbory organizátorů kongresu (PCO)

- Kongresová CA (CTA) PCO =

Odbory organizátorů kongresu

- Připravuje rozpočet akce

- Navrhuje místo konference a vybavenost

- Zajišťuje ubytovací služby a leteckou či pozemní dopravu

- Zajišťuje a koordinuje program a doprovodné akce

- Zajišťuje rezervace účastníků (na požádání)

- Podílí se na zpracování jednacího a pracovního programu

- Zajišťuje bezpečnost programu

- Řídí organizaci a průběh doprovodných akcí (např. Výstavy)

- Koordinuje výrobu listinných a audiovizuálních materiálů

- Administrativně řídí průběh jednání na místě

- Vychází ze zadání objednatele

- Kongresu předchází dny, kdy se vše domlouvá

Organizaci kongresů zajišťuje IAPCO – celosvětová organizace sdružující cca 500 členských organizací, obhajuje profesní zájmy organizací kongresové turistiky ve světě, má perfektní vzdělávací programy.

CTA = Kongresová CA

- Připravuje služby ubytovací

- Pozemní doprava

- Programy a doprovodné akce

- Tiskne konkrétní propagační materiály (podle požadavků objednavatele)

- Výběr destinace

- Konkrétní zadání kongresové akce

- Zadavatel se s CA kontaktuje jako se subdodavatelem

V praxi je celkem jedno, jestli se jedná o CA nebo CK. Základem jsou výchozí podmínky pro kong. turistiku.

PCO i CTA:

Menší a středně velké CK a CA – organizace KT je převažující nebo výlučnou činností

Velké CK a CA – na organizaci KT se podílí jedno celé oddělení

Organizování kongresových akcí:

- Objednavatel kongresové akce (KA) rozhoduje na základě svých plánů o celém základním obsahu akce, počtu účastníků, místu realizace i termínu.

- Na přípravě se podílí PRACOVNÍ VÝBOR nebo vedoucí pracovník objednatele. Nejdůležitější:

- Rozpočet a zabezpečení jeho krytí

- Rozhodnutí o případné spolupráci se specializovanou firmou

- Příprava akce (základní organizační a marketingové otázky)

- Program a harmonogram

- Určení místa akce a výběr prostor

- Doprava, ubytování a stravování

- Návrhy doprovodných akcí a programů

- Propagace pro úspěšnou akci

Organizační přípravou se zabývá organizátor (PCO či CTA) a objednavatel KA.

Dnes si hodně CK zabývajících se KT klade velké nároky na přesnost při objednávkách na klíč (objednatel zkontroluje až konečný výsledek). Realizaci zajišťuje plně PCO či CTA pomocí realizačního týmu.