17AB-Kongresová a incentivní turistika+Wellness jako životní styl ve vztahu k CR

Stravovací služby

• Zahrnují základní stravování ( snídaně, oběd, večeře), občerstvení během přestávek nebo během jednání a společenské akce (uvítání, koktejly, rauty, bankety...)

• CK je zabezpečuje podle požadavků objednatele, a s nímž se dohodne na rámcových limitech stravy, cenových limitech nápojů a systému podávání stravy.

• Pro objednávání stravování pro zahraniční dodavatele musíme myslet na to, jaké stravě dávají přednost.

• Vhodná je však také nabídka místních specialit.

• K podání občerstvení během přestávky jsou vhodné prostory blízko jednací místnosti,

• Přestávka by měla trvat 15 – 20 minut.

Doprovodné akce a doplňkové služby

• Zahrnují např. výlety, společenské, kulturní a sportovní akce.

• Je to rovnocenná součást odborného programu KA.

• CK musí dbát pokynů objednatele – časové možnosti a možnosti které poskytuje daná oblast.

• U doplňkové akce však platí, že méně je někdy více.

• Může se jednat např. o balet, vystoupení amatérských souborů, atd..

• Část hradí objednatel, část je fakultativní a hradí si ji účastníci sami.

• S nabídkou doplňkových služeb je třeba účastníky předem seznámit, aby se mohli přiměřeně vybavit.

• Na realizaci doplňkového programu se podílí průvodci, hostesky, animátoři.

• Součástí je i obstarání upomínkových předmětů, prospektů..

Organizace kongresových akcí

• Vyžaduje dostatek zkušeností a profesionální přístup.

• To však mnohým chybí a stávají se z nich objednatelé profesionálních specializovaných podniků, firem, CA, CK.

• Ty pak mají za úkol organizovat a zprostředkovat KA.

• Organizátor plánuje a připravuje odborné programy, ubytování, stravování, společenský program a ostatní služby mu zabezpečuje CK, která je zprostředkovává od dodavatelů dopravních, ubytovacích, stravovacích.

• Vztah mezi organizátorem a CK je založen na smlouvě.

• Organizování a zprostředkováním KA se zabývají profesionální specializování organizátoři, agentury a CK.

• V některých případech soubor služeb kongresového CR poskytují samotná kongresová centra a paláce.

• Rozsah služeb závidí na požadavcích objednatele.

• Rozdíly v požadavcích plynou z členění kongresových akcí podle jejich tématického zaměření, četnosti opakování, početnosti a struktury účastníků, podle oboru, hlavního významu a cíle akce.

Fáze organizování:

• Plánování akce – Objednatel kongresové akce vytváří z pravidla přípravný výbor, který plánování akce řídí a koordinuje. Plánování akce zahrnuje zásadní rozhodnutí o rozpočtu akce a jeho finančním zajištění.

• Příprava akce – Je nejdůležitější a zahrnuje: Přípravu odborného programu a zpracování časového plánu akce, určení místa akce a výběr prostoru pro jednání, zavezl dopravních ubytovacích a stravovacích služeb, zabezpečení doprovodných akcí a program, příprava a vytištění materiálu, propagaci akce.

• Realizace akce - Plně zajišťuje najatá firma, která z pravidla vytváří realizační tým, který komplexně řídí celkový průběh, dohlíží nad dohodnutými a objednanými, ale i ostatními službami.

• Ukončení, vyúčtování a vyhodnocení akce - v této fázi dochází k hodnocení organizačního a společenského průběhu celé akce a k vyúčtování.