17. Účetní doklady, zápisy, knihy a jejich přezkušování

17. Účetní doklady, zápisy, knihy a jejich přezkušování

Účetní doklady

Význam a druhy

Zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů. Musí mít předepsané náležitosti. Doklady musí být pravdivé, přesné a včasné. Účetní doklad zachycuje hospodářskou operaci a prokazuje její uskutečnění = představuje průkazný účetní záznam.

Členění úč. dokladů

1. podle druhů

   1. faktury vystavené – vyúčtování provedené dodávky zboží, výrobků nebo služeb, na základě kterého účetní jednotce vzniká vůči odběrateli pohledávka. Podle konkrétní dodávky lze nebo je nutné k faktuře doložit přílohy (např. soupis provedených prací, dodací list).

   2. faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele, na základě kterého vzniká ÚJ závazek.

   3. příjmové pokladní doklady – používají se u plateb za hotové. Vyhotovují se dvakrát, originál se předává zákazníkovi a kopii si ponechává příjemce peněz.

   4. výdajové pokladní doklady – na jejich základě se účtují výdaje v hotovosti.

   5. bankovní výpisy – informují o stavu a pohybu peněz na bankovním účtu, zasílá ho banka
      - obsahuje PZ, KZ na účtu a přírůstky a úbytky na účtu

   6. vnitřní (interní) účetní doklady – pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku,
      např. příjemky (příjem zásob na sklad),
      převodky (převod zásob mezi sklady jedné firmy),
      výdejky (výdej zásob do spotřeby nebo na prodej),
      zúčtovací a výplatní listina (zúčtování mezd zaměstnancům)

   7. výpis z úvěrového účtu – zasílá ho banka, obsahuje velikost úvěru a jeho splátky

2. podle počtu dokumentovaných úč. případů

   1. jednotlivé – zaznamenává jednu hos. operaci, např. jedna FAP za prodej zboží

   2. sběrné – shrnují více účetních dokladů, které zachycují stejný typ hos. operace do jednoho nového dokladu

3. podle obsahu (podle místa vzniku)

   1. vnější (externí) – zachycují vztah k okolí podniku, jedním z účastníků je někdo zvnějšku (dodavatel, odběratel, banka, FÚ,…)

   2. vnitřní (interní) – mají vztah k účetním případů, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku
      - příjemka, výdejka, ZVL

Náležitosti úč. dokladů

Aby úč. doklady byly průkazním prostředkem o provedených operacích, musí mít podle zákona o účetnictví řadu náležitostí.

1. Označení úč. dokladu – musí zabezpečit vazbu mezi doklady a zápisy v úč. knihách.
   - u malých firem se používá v jedné číselné řadě (1, 2, 3, …)
   - u velkých firem v několik a číselných řadách (FAP1, FAP2,…)
   - účetní doklady se rozdělí podle druhu a každý druh se očísluje od 1 dále a to od
   nejstaršího po nejnovější (aby bylo poznat, že jsou kompletní)

2. Popis úč. případu a jeho účastníci – popis úč. případu - např. záloha na cestovné.
   - označení účastníků (jméno, sídlo,… - zjistíme z OR nebo ŽR)

3. Peněžní částka nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství (někdy je potřeba ji rozepsat, cena za jednotku, počet ks, celkem, cena bez DPH, DPH a celkem)

4. Okamžik vyhotovení – zpravidla datum, někdy i hodina. Jedná se o okamžik, kdy je doklad fyzicky vytvořen (opatřen všemi náležitostmi). Může být shodný s okamžikem uskutečnění úč. případu.

5. Okamžik uskutečnění, není-li shodný s okamžikem vyhotovení
   např. datum vyhotovení VPD je v den, kdy byly skutečně vydány peníze z pokladny
   datum uskutečnění je datum na paragonu za uskutečněný nákup

6. Podpis osoby odpovědné za úč. případ a osoby odpovědné za zaúčtování
   - osoba odpovědná za úč. případ stvrzuje obsah účetního případu, tj zachycení skutečností, které jsou předmětem účetnictví (např. pokladník)
   - osoba odpovědná za zaúčtování ověří úplnost náležitosti (např. účetní)