17. Účetní doklady, zápisy, knihy a jejich přezkušování

Hlavní kniha

Soubor všech syntetických účtů, které ÚJ používá. Získávají se z ní informace o stavu a pohybu jednotlivých složek aktiv, pasiv, nákladů a výnosů.
Minimálně musí obsahovat:

1. zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hl. kniha (1.1. – počáteční zůstatky)

2. souhrnné obraty MD a D účtů (nejvýše za 1 kalendářní měsíc)

3. zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje úč. závěrka (31.12. – konečné zůstatky)

Při zjednodušeném rozsahu účetnictví lze spojit účtování v deníku s účtováním v hl. knize = americký deník.

Formy účetních knih

Může být různá v závislosti na tom, zda se jedná o ruční nebo počítačové zpracování. Při ručním zpracování lez použít vázané knihy a volné listy.

Při používání úč. knih je nutné každou knihu označit názvem a obdobím, kterého se týká. Před zahájením účtování je nutné všechny listy očíslovat a počet očíslovaných listů uvést do knihy.

Při vedení úč. knih na volných listech je nutné:

1. vést seznam volných listů ne jehož základě je prokázána úplnost úč. knih

2. jednotlivé listy nadepsat tak, aby bylo zřejmé, ke které úč. knize patří a kterého úč. období se týkají

3. zabezpečit číselnou vazbu mezi jednotlivými listy, a to převodem součtů z předchozího listu

V současné době většina firem vede své účetnictví prostřednictvím úč. programů, takže úč. knihy mají podobu počítačových sestav.

Oběh účetních dokladů a postup při jejich zpracování

V ÚJ, kde je složitá organizační struktura podniku s členěním na závody, střediska aj., je stanovení pravidel oběhu účetních dokladů nutné. V takovém případě se vytváří vnitropodniková směrnice, která spočívá v zajištění plynulého pohybu dokladů od okamžiku vyhotovení/přijetí dokladů při jejich ověření, zúčtování až po archivaci.

Postup oběhu

Přezkoušení správnosti → příprava k zaúčtování → zaúčtování → úschova.

1. Přezkoušení správnosti – kontrola úč. dokladu z hlediska věcné a formální stránky

• věcná – kontroluje obsah účetního dokladu, týká se prověření správnosti údajů na dokladu a přípustnosti úč. případu, součástí přezkoušení je i početní kontrola

• formální – ověření úplnosti náležitostí úč. dokladu

1. Příprava k zaúčtování

• třídění dokladů – rozdělení dokladů podle druhu a data, případně podrobnější členění

• označování dokladů – přidělení číselného, resp. abecedně číselného označení
  - nejčastěji zkratka úč. dokladu, poř. číslo a rok

• evidence – zápis obsahu úč. dokladů do pomocných úč. knih (knihy faktur, pokladní knihy…)

• určení účtovacího předpisu – stanovení účtů a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován včetně uvedení peněžních částek, účtovací předpis se zapíše do předtisku na účetní doklad nebo na samostatný lístek, který se připojí k dokladu. Na doklad lze otisknout i razítko s předtištěným textem