Účetní doklady a zápisy

Účetní doklady

Zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů.

Účetní doklad – průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská operace nebo účetní operace

Náležitosti účetních dokladů

a) označení ÚD –doklad musí být označen tak, aby byla zabezpečena vazba (číselná)

- ZoÚ nestanoví pravidla pro označení

- doklady se zpravidla značí: písmeno + číselná vazba (VPD113)

b) popis obsahu účetního případu – co ověřuje

c) peněžní částka nebo údaje o množství a ceně

d) okamžik vystavení účetního dokladu – jedná se okamžik, kdy je fyzicky vytvořen, může být shodný s okamžikem uskutečnění účetního případu

e) okamžik uskutečnění účetního případu

f) podpisy osob odpovědných za účetní případ (věcná správnost ÚD) a osoby odpovědné za jeho zaúčtování (přezkoušení z hlediska formálního)

f)označení účastníků – přesně zapsáno, jak je firma zapsána v OR/ŽR

Druhy účetních dokladů

a) podle druhů

• faktury vystavené – vyúčtování odběrateli, možné přiložit přílohy (dodací list, výdejka)

• faktury přijaté – vyúčtování dodavateli, ÚJ vzniká povinnost zaplatit dodavateli za provedené služby a práce

• příjmový pokladní doklad – u plateb za hotové, vypisujeme 2x, originál – zákazník, kopie- my

• výdajový pokladní doklad – podobné položky jako u PPD

• bankovní výpis – informace o pohybu peněz na bankovním účtě

• vnitřní (interní) účetní doklad – slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku, např. příjemka, výdejka, výplatní listina

b) podle počtu dokumentovaných účetních případů

• jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci

• sběrné- shrnují více jednotlivých účetních dokladů zachycujících stejnorodé hospodářské operace, zaúčtovány jednou položkou, lze shrnovat účetní doklady za období max. 1 měsíce

c) podle obsahu

• vnější (externí) – veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí ÚJ, př. FV,FP, VBÚ

• vnitřní (interní) – účetní případ se uskuteční uvnitř podniku, př. výdejka, příjemka, ZVL

Vyhotovení účetních dokladů

Účetní doklady se mají vyhotovovat bez zbytečného odkladu, tedy ihned po zjištění skutečnosti, které se jimi ověřují.

(Zákon nelimituje vystavení dokladu počtem dnů či hodin, ale protože se většinou jedná i o doklad daňový, termín vystavení dokladu je potřeba dát do souladu se zákonem o DPH, tj. nejpozději d 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění.)

- údaje v ÚD musí být zapsány prostředkem zaručující trvalost zápisu, aby po celou dobu úschovy v ÚJ byly plně čitelné

- po technické stránce mohou být vyhotovovány i prostřednictvím tiskáren počítačů

- za řádné ÚD však nelze považovat záznamy na technických nosičích – disketa, CD