SOK_-_přednášky

5. akční plán a další termíny k tématu (F,Ú,P) – vychází z nejdůležitějších námětů a výstupů, zahrnuje rozdělení úkolů (časový rámec, téma, zodpovědná osoba apod.) a jeho odsouhlasení.

Náměty, zkušenosti – při více návrhů současně, zabezpečit, aby byly zapsány, a otevřít diskuzi jen o jednom z návrhů:

1. účastníka, který předložil návrh požádat o jeho vysvětlení,

2. vyzvat ty účastníky, kteří s návrhem nesouhlasí,

3. vyzvat ty účastníky, kteří s návrhem souhlasí,

4. dát předkladateli ještě jednu možnost vysvětlit svůj návrh, resp. připomínky členů skupiny,

5. shrnout situaci a klíčové argumenty v souvislosti s návrhem,

6. vyzvat skupinu k rozhodnutí o přijetí/nepřijetí návrhu,

7. pokud návrh nebyl přijat, opakují se předchozí kroky s dalším návrhem,

8. pokud návrh byl schválený, požádat o nápady, myšlenky, jak s návrhem postupovat dále.

Zásady průběhu porady

Pravidlo – nesplněný úkol neexistuje.

Jako samostatné body – kontrola a zpětné vazby.

Zápis z porady co nejdříve rozeslat jejím účastníkům.

Zpětná vazba

- uznání a ocenění plnění úkolů,

- pozitivní i negativní hodnocení (hodnotící sendvič),

- důležitý nástroj pro získání hodnocení naší práce (co jsme dělali dobře a co špatně, co mohlo být uděláno jinak).

Zásady:

- analyzovat situaci s cílem pochopit a pomoci, ne ublížit,

- dívat se na věci s nadhledem, bez osobních předsudků,

- nezapomenout na zabalení negativních informací do hodnotícího sendviče – ne demotivovat, naopak motivovat,

- empatie - vcítit se do role hodnoceného – naše slova vložit do úst někoho jiného a nechat je na nás působit.

Způsoby rozhodování na poradách

Autoritativní rozhodování – většinou dělá prezentující (předseda) porady.

Hlasování – problematické při rozdělení skupiny na dva týmy.

Konsenzem – domluvou, kdy se tolerují určité odlišnosti v názorech, a lze dojít v některých záležitostech ke kompromisu.

Jednohlasné rozhodnutí – „ideální řešení“ nebo projev alibizmu, nezájmu nebo pochlebování?

Nejčastější chyby na poradách

- opakovány informace pro pozdě příchozí,

- nemá pevnou dobu trvání, (dlouhá, překročena)

- účastníci - příprava na poslední chvíli, teprve čtou materiály,

- osobní diskuse, nedávají pozor, telefonují,

- nemá strukturu, je chaotická, nejsou podklady,

- nesprávné a nepodložené informace účastníky,

- nepřítomní kompetentní pracovníci,

- dlouhé monology, osobní neshody,

- lidé odcházejí v průběhu porad,

- pravidelná porada je svolána - bezdůvodně

- příliš mnoho účastníků,

- pasivní, nejeví zájem něco řešit, podvolují se,

- není pořízen zápis,

- k jednotlivým bodům programu chybí jasný závěr,

- mnoho bodů, jejich rozsah není časově vymezen.

3. Zpracování porady - výstupy

- při běžné poradě – stručný zápis (jednotlivé úkoly a řešení, zodpovědné osoby, termíny a kontroly),